QUY TRÌNH LÀM HÀNG NHẬP KHẨU LCL (HÀNG LẺ)

Bước 1: Nhận và kiểm tra tính pháp lý, thống nhất và đầy đủ của Bộ chứng từ nhập khẩu.

Các chứng từ bắt buộc:

– Contract (Hợp đồng thương mại)

– Invoice (Hóa đơn thương mại)

– Packing List (Phiếu đóng gói hàng hóa)

– Bill of Lading (Vận đơn) – lưu ý nhận hàng bằng B/L gốc hay B/L Surrender nha.

Những chứng từ dưới đây có thể có hoặc không, tùy theo trường hợp thực tế của hợp đồng thương mại:

– L/C (Tín dụng thư)

– Insurance Certificate (Chứng từ bảo hiểm)

– C/O (Giấy chứng nhận xuất xứ)

– Phytosanitary Certificate (Chứng thư kiểm dịch)

– Sanitary Certificate (Giấy chứng nhận vệ sinh)

– Fumigation Certificate (Chứng thư hun trùng),..

Bước 2: Khai HQ điện tử và đóng thuế

– Sử dụng phần mềm ECUS5/VNACCS để khai HQ điện tử.

– Sau khi đã hoàn tất khai điện tử, ta sẽ nhận được tờ khai hải quan hàng nhập, in bộ tờ khai ra và nộp thuế tờ khai để có Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước, giấy nộp tiền phải được đóng mộc của ngân hàng nếu là trường hợp đóng tiền trực tiếp, nếu trường hợp đóng điện tử cần có phiếu trả về của ngân hàng).

Lưu ý: giấy nộp tiền là bằng chứng công ty đã nộp thuế, không được làm mất. Khi nộp vào hải quan mở tờ khai chỉ nộp bản photo sao y và nhớ kiểm tra lần nữa:

– Số tờ khai trên giấy nộp tiền

– Loại hình nhập khẩu

– Các thông tin công ty

Bước 3: Lấy lệnh D/O:

Trước khi tàu cập cảng (hàng về) khoản 2 ngày, hãng tàu sẽ gửi một thông báo hàng đến (Arrival Notice) cho chúng ta. Thông báo này bắt buộc phải có các thông tin sau:

– Hãng tàu hoăc FWD, người phát hành thông báo.

– Số Bill tương ứng của lô hàng.

– Người gửi hàng, người nhận hàng.

– Ngày hàng đến, mã cảng đến và mã kho lưu hàng (có hoặc không) (Thông tin cần để khai tờ khai HQ) (mã này trên A/N của hàng Air hay có).

– Các giấy tờ và yêu cầu cần thiết để đến lấy lệnh giao hàng.

– Ngoài ra còn các thông tin về cước phí hoặc quy định riêng của từng hãng tàu, FWD.

– Sau khi đã đóng tất cả các phí và nhận hóa đơn, nhân viên hãng tàu hoặc FWD sẽ giao D/O gồm 4 bản, có đóng mộc ký phát của hãng tàu và FWD.

Cần phải kiểm tra lại bộ D/O trước khi rời khỏi hãng tàu:

– Nội dung trên D/O đã đúng với B/L hay chưa

– Thời hạn hiệu lực của D/O

– Mộc của hãng tàu.

– Các hóa đơn đóng tiền tại hãng tàu (phí D/O,CFS, phí chứng từ,..)

Lưu ý: nếu hàng về trực tiếp hãng tàu ta sẽ có 1 bộ D/O phát hành từ hãng tàu, còn nếu hàng qua FWD thì phải có 2 bộ D/O (1 bộ D/O của hãng tàu + 1 bộ D/O do FWD phát hành).

Bước 4: Đăng ký tờ khai tại cảng:

Bộ hồ sơ gồm:

+ Tờ khai hải quan nhập khẩu phân luồng

+ Bill

+ Invoice

+ Packing list

+ C/O, giấy kiểm tra chất lượng (nếu có)

+ Giấy giới thiệu

Đăng ký tờ khai:

Khi đã đủ bộ chứng từ, Tại chi cục Hải Quan cửa khẩu Nhập, tiến hành nộp bộ hồ sơ vào khay phân tờ khai, đợi cán bộ phân tờ khai, trả bộ hồ sơ ra khay lúc nãy chúng ta nộp, lúc này chúng ta sẽ biết cty được phân cán bộ Hải Quan đăng ký nào thuộc cữa nào và nộp bộ hồ sơ vào đó (trên thực tế thì các anh/chị giao nhận thường đưa trực tiếp hồ sơ cho cán bộ Hải Quan đã làm quen hàng của công ty).

Lưu ý:

Tại bước này nếu lô hàng mình luồng vàng thì chuyển qua bước 6.

Còn nếu như hàng bị luồng đỏ thì nhảy xuống bước bên dưới xong qua bước 5 liền.

Tìm cán bộ Hải Quan kiểm hóa:

Nhập số tờ khai sau khi đã đăng ký ở đội thủ tục xong và mã số thuế vào máy tính ở cảng để biết cán bộ Hải Quan phụ trách kiểm hóa. (thường tại cảng có các máy để các doanh nghiệp tra cứu thông tin hàng hóa hoặc hồ sơ)

+ Ô nhập số Tờ khai hải quan: nhập số tờ khai ( 12 số) của mình đã khai.

+ Ô số thuế Doanh Nghiệp : nhập số 1 hoặc mã số thuế cũng được.

+ Sau đó bấm enter, màn hình sẽ hiện thị lại số tờ khai, và thông tin liên hệ của cán bộ Hải Quan kiểm hóa.

Sau đó, các bạn ngồi đợi Hải Quan kiểm hóa.

Bước 5: Kiểm hóa (nếu Tờ khai bị luồng đỏ):

– Nộp một bộ D/O và giấy giới thiệu ở phòng thương vụ của Kho (trạm đầu tiên nếu đi bằng xe buýt của cảng), đóng tiền lưu kho (nếu có), sau đó sẽ được nhận lại phiếu xuất kho để chuẩn bị tìm vị trí của hàng tại kho.

-Nếu hàng không kiểm hóa thì đưa phiếu xuất kho cho kho và lấy hàng.

(Lưu ý :Cán bộ quản lý kho sẽ kiểm tra và trả lại phiếu xuất kho có ký tên hoặc đóng dấu).

– Tiếp đến nếu hàng luồng đỏ thì đến văn phòng kho (xem A/N hàng về kho nào thì đến kho đó) nộp 01 bộ D/O và giấy giới thiệu để được in phiếu kiểm hóa, sau đó xem trên phiếu là cửa số bao nhiêu để đưa vào cho anh chị quản kho nhờ lấy hàng.

– Cuối cùng đợi cán bộ Hải quan kiểm hóa xuống kiểm hóa thì nhờ công nhân bốc xếp tại kho đưa hàng hóa xuống (nếu hàng ở trên kệ cao) và hỗ trợ mở hàng trước mặt Hải quan kiểm hóa.

Nếu hàng hóa đúng như khai báo thì sau khi kiểm hóa xong chờ thông quan tờ khai.

– Tại đây sẽ xảy ra hai trường hợp:

+ Một là sau khi kiểm hóa, chúng ta sẽ gửi hàng lại vào kho vì chưa lấy kịp.

+ Hai là lấy hàng về kho luôn (nhớ điều xe trước)

Lúc này các bạn cần phải báo lại cho anh chị quản lý kho để được hỗ trợ.

Bước 6: Thông quan và rút tờ khai Hải Quan:

Ở bước này Hải Quan kiểm hóa không trả tờ khai lại cho mình ngay khi kiểm hóa xong, mà họ sẽ hoàn trả lại tờ khai ở bộ phận trả tờ khai hải quan. Tại bộ phận trả tờ khai, Hồ sơ ta nhận lại được: gồm tờ khai Hải Quan (thông quan) và mã vạch tờ khai (đủ điều kiện qua khu vực giám sát).Hoặc in trên phần mềm VNACCAS, mã vạch có thể in trên trang web của trang Hải Quan.

Bước 7: Lấy hàng:

Có 2 phương án:

+ Khách hàng in Edo của bên FWD có mã QR – xuống thương vụ cảng cổng C, bốc số – đến số, nộp tờ khai thông quan , mã vạch, lệnh giao hàng ( ghi biển số xe lên lệnh để thương vụ cảng giao phiếu tải trọng cho xe và sau đó xuống kho để lấy hàng.

+ Khách hàng gửi mail cho thương vụ cảng: Tên công ty, số bill, số lượng, biển số xe, ngày lấy hàng, đính kèm file, tờ khai thông quan, mã vạch , lệnh giao hàng và C/C với bên phát hàng lệnh – yêu cầu giao hàng cho cnee- thương vụ cảng sẽ gửi phiếu trọng tải về mail. Sau đó chúng ta in và xuống kho lấy hàng.

Lưu ý: Phải linh động điều xe trước để khi nào làm xong thủ tục Hải Quan thì có xe vào lấy hàng luôn.

– Nếu chưa lấy hàng được hàng trong ngày thì hôm sau quay lại phòng thương vụ kho nộp lại D/O và xuất lại phiếu xuất kho khác rồi lấy hàng.

– Sau 16h xe không vào kho để lấy hàng được, thường hàng LCL sẽ làm thủ tục và lấy hàng trong ngày luôn để không mất nhiều thời gian nên nhớ cân đối thời gian làm cho hợp lý.

Bước 8: Quyết toán và lưu hồ sơ

Sau khi giao hàng xong, nhân viên giao nhận sẽ liệt kê các khoản mục, các chi phí phát sinh như: phí làm hàng, phí hải quan, phí vận chuyển có hóa đơn, những chi phí phụ không có hóa đơn. Giám đốc công ty sẽ xem xét bản giải chi, nếu có điểm bất hợp lý sẽ yêu cầu nhân viên giao nhận giải trình cụ thể, nếu được chấp nhận Giám đốc sẽ ký tên và đóng dấu xác nhận. Kế toán Công ty sẽ tổng hợp bản giải chi đó thành một Debit Note và gửi đến Công ty khách hàng (đã bao gồm cả phí dịch vụ mà Công ty các bạn đã cung cấp cho khách hàng) và gửi đến khách hàng.

Sau khi khách hàng đã thanh toán xong, nhân viên bộ phận chứng từ sẽ trả lại toàn bộ chứng từ cho công ty khách hàng:

+ Tờ khai Hải quan (01) bản chính + mã vạch tờ khai;

+ Thông báo thuế (01) bản chính;

+ Hóa đơn dịch vụ Hải quan của công ty (01) bản chính;

+ Bảng kê chi tiết (01) bản chính;

Bên công ty giữ lại một bản photo để lưu lại làm cơ sở cho tranh chấp nếu có đi kèm với báo cáo doanh thu hàng nhập:

+ Tờ khai Hải quan: (01) bản sao;

+ Hợp đồng ngoại thương: (01) bản sao;

+ Hóa đơn thương mại: (01) bản sao;

+ Vận đơn đường biển: (01) bản sao.

Đến đây, quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu LCL xem như đã hoàn thành.