Kaizen là một thuật ngữ kinh tế của người Nhật, được ghép bởi từ 改 (“kai”) có nghĩa là “thay đổi”, “cải tiến” và từ 善 (“zen”) có nghĩa là “tốt”, tức là “thay đổi để tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục”. Trong cuốn sách “Kaizen: Chìa khóa thành công của người Nhật”. Kaizen được định nghĩa như sau: “Kaizen có nghĩa là cải tiến”. Hơn nữa, Kaizen còn có nghĩa là cải tiến liên tục trong đời sống cá nhân, đời sống gia đình, đời sống xã hội và môi trường làm việc. Khi Kaizen được áp dụng vào nơi làm việc có nghĩa là sự cải tiến liên tục liên quan tới tất cả mọi người – ban lãnh đạo cũng như mọi nhân viên”.
Tại Nhật Bản, Kaizen đã có lịch sử hơn 50 năm và Toyota là công ty đầu tiên triển khai Kaizen. Thời gian đầu, Kaizen chủ yếu được áp dụng trong các công ty sản xuất như Toyota, Canon, Honda… Sau đó, Kaizen được áp dụng ngày càng rộng rãi trong mọi công ty thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau và hiện nay, hầu hết các công ty của Nhật đều đang thực hiện Kaizen. Triết lý này không chỉ giới hạn trong ngành sản xuất mà còn có thể áp dụng được trong ngành dịch vụ, kinh doanh bán lẻ và thậm chí là một khóa học bất kì nào đó. Triết lý này không chỉ phù hợp với doanh nghiệp mà còn thích hợp với đời sống cá nhân của mỗi người.
1.Triết lí Kaizen – Liên tục cải tiến
Theo Kaizen, hoàn thành công việc không có nghĩa là kết thúc công việc mà chỉ là hoàn thành ở giai đoạn này trước khi chuyển sang một giai đoạn kế tiếp. Nguyên tắc này đã cải tiến thói quen của nhân viên thường thường chuyển ngay sang một công việc mới khác ngay sau khi thành công một nhiệm vụ nào đó. Các tiêu chuẩn kỹ thuật, mẫu mã sản phẩm và chi phí hiện tại sẽ không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng trong tương lai. Nếu chúng ta tập trung cải tiến sản phẩm hiện tại thì sẽ hiệu quả hơn rất nhiều, ở cả góc độ chi phí lẫn thời gian so với việc sản xuất ra một sản phẩm mới. Vì vậy quá trình cải tiến sản phẩm dịch vụ cần được lập kế hoạch và thực hiện một cách liên tục rõ ràng.
Trong các nhà máy tại Nhật, nhiều dòng sản phẩm mới hay những nhãn hiệu điện tử mới đã liên tục chiếm lĩnh thị trường toàn cầu, với tốc độ chóng mặt và doanh số tăng lên đều đặn liên tục. Vậy nhờ đâu các sản phẩm “made in Japan” lại được quyến rũ như vây? Thực chất chỉ có một số sản phẩm trong số đó là thực sự mới, còn lại là những sản phẩm trước đó được cải tiến chút ít để phù hợp với thị hiếu và túi tiền của khách hàng hôm nay.
Khi làm dịch vụ logistics, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý tới yếu tố này. Làm sao để hàng hóa được chuyển tới khách hàng nhanh nhất? Làm sao để không xảy ra những rủi ro trong quá trình vận chuyển hàng hóa? Làm sao để tiết giảm tối đa chi phí vận tải hàng hóa? Làm sao để làm hài lòng khách hàng? Tất cả những câu hỏi đó đòi hỏi dịch vụ logistics phải không ngừng cải tiến. Đặc biệt, trong điều kiện nước ta là nền kinh tế đang phát triển, cơ sơ vật chất cũng như kinh nghiệm logistics còn non yếu thì “Cải tiến” chính là yếu tố sống còn với ngành logistics.
2.Định hướng khách hàng
Sản xuất và cung cấp dịch vụ theo định hướng thị trường và đáp ứng nhu cầu của khách hàng là nguyên tắc bất biến hàng đầu trong quản trị kinh doanh hiện đại. Trong Kaizen cũng tuyệt đối tuân thủ nguyên tắc này. Mặc dù các công cụ Kaizen chủ yếu tập trung vào cải tiến và quản trị chất lượng sản phẩm, nhưng mục tiêu cuối cùng là phục vụ khách hàng, gia tăng lợi ích sản phẩm để tối đa hoá sự hài lòng của khách hàng. Người hưởng lợi cuối cùng chính là khách hàng nên bất cứ hoạt động nào không làm tăng giá trị gia tăng cho sản phẩm và không ngừng nâng cao sự thoả mãn của khách hàng thì đều bị loại bỏ. Vì thế trong hoạt động của chuỗi cung ứng logistics mọi yếu tố rườm rà và không cần thiết với khách hàng đều nên loại bỏ.
3.Xây dựng “văn hoá không đổ lỗi”
Đây là một thuật ngữ khoa học quản lý kinh doanh hiện đại đã được nhiều học giả và các nhà quản trị doanh nghiệp lớn nghiên cứu và áp dụng thành công. Đi vào chi tiết thì có rất nhiều vấn đề nghiên cứu bên trong một thuật ngữ khoa học quản lý này. Trước hết cần xây dựng phương châm làm việc là “lỗi thì do tôi, thành công do tập thể”, quy trách nhiệm đúng đắn và phù hợp cho từng cá nhân và mỗi cá nhân phải chiụ trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đã được tổ chức giao; đặc biệt không nên đổ lỗi cho người khác trong phạm vi trách nhiệm cá nhân đó. Người đứng đầu phải chịu trách nhiệm trong tập thể của mình, chứ không nên “đá bóng” ra cơ quan khác…
Trước công chúng, trước khách hàng, mỗi tổ chức cần xây dựng một môi trường “văn hoá không đổ lỗi”; không nên báo cáo cáo, xin lỗi công chúng, khách hàng vì nhiều lý do khác nhau vì những lý do không chính đáng như: trời mưa, trời nắng, điều kiện kỹ thuật, điều kiện của ta còn nghèo nàn… Ngược lại, cần nhận trách nhiệm về chính mình. Tập thể thì nên cùng nhau phát huy năng lực của mỗi thành viên để cùng nhau sửa lỗi, hoàn thiện sản phẩm dịch vụ tốt nhất có thể; để mỗi ngày uy tín càng lớn hơn, sản phẩm và dịch vụ sẽ đứng vững trên thị trường.
Đặc thù của ngành logistics đòi hỏi tính chuyên nghiệp, sự chính xác tuyệt đối, bởi chỉ cần một sai sót thì toàn bộ lô hàng vận chuyển sẽ gặp vấn đề. Khi đó nếu các bên không biết tự nhận trách nhiệm về mình mà đổ lỗi qua lại vậy tai hại sẽ thuộc về ai? Chắc chắn tất cả sẽ đều chịu thiệt thòi không chỉ về chi phí mà còn đánh mất niềm tin lẫn nhau. Vậy nên văn hóa không đổ lỗi trong triết lí Kaizen thật sự phù hợp và cần thiết được vận dụng khi làm công việc logistics.
4.Thúc đẩy môi trường văn hoá mở
Logistics cũng được coi là ngành nghề mang tính đa văn hóa bởi sự tiếp xúc hàng ngày hàng giờ với những nhân viên nước bạn, với phong cách và văn hóa làm việc hoàn toàn khác.
Vì vậy, sự cởi mở được coi là một điểm mạnh để nhân viên sửa chữa sai sót nhanh nhất và tránh những cú sốc đa văn hóa. Một công ty logistics thực sự vững mạnh khi công ty đó biết xây dựng môi trường làm việc thân thiện, cởi mở, hòa đồng và sẵn sàng góp ý với nhau. Từ đó làm tăng thêm sự tự tin khi giao tiếp với đối tác, khách hàng quốc tế.
5.Phương pháp làm việc theo nhóm
Làm việc nhóm là điều không thể trong bất kì công ty logistics nào bởi logistics sẽ mang đến một chuỗi cung ứng cho khách hàng. Chỉ khi các thành viên trong nhóm cùng lên kế hoạch và phối hợp nhịp nhàng với nhau thì lô hàng vận chuyển sẽ được xử lí một cách nhanh gọn và tốt đẹp.
Tạo dựng nên các nhóm làm việc hiệu quả là một phần quan trọng trong cấu trúc của công ty, đặc biệt là công ty logistics. Mỗi nhóm cần được phân quyền hạn nhất định. Trưởng nhóm là người biết bao quát, nắm rõ nhiệm vụ, yêu cầu và có khả năng tập hợp, biết đánh giá và sắp xếp phù hợp năng lực các thành viên để triển khai dự án hiệu quả. Từng cá nhân viên cần nỗ lực phối hợp để xây dựng danh tiếng cho nhóm đó đạt kết quả tốt, hiệu quả và liên tục cải tiến theo nhóm. Kết thúc nhiệm vụ, mỗi nhóm cần đánh giá, xếp hạng thành viên, tôn trọng uy tín và cá tính của mỗi thành viên.
6.Quản lý theo chức năng chéo
Theo nguyên tắc này, các dự án được lập kế hoạch và thực hiện trên cơ sở sử dụng nguồn lực kết hơp từ các bộ phận, phòng ban trong công ty, kể cả tận dụng nguồn lực ngoài công ty. Tập đoàn Boeing là một ví dụ điển hình đã kết hợp các bộ phận trong nội bộ công ty liên kết với khách hàng tiềm năng và các nhà cung cấp để cùng sản xuất thế hệ máy bay mới – Boeing 777 để sản xuất phần thân và cánh máy bay. Kết quả đã đem lại lợi ích lớn cho Boeing: không chỉ có chu kỳ sản xuất và chi phí được giảm xuống đáng kể so với các thế hệ máy bay lớn trước đó như Boeing 747 mà còn kiểm soát được lãng phí về nguyên vật liệu, thời gian và nhân công; và rõ ràng là khách hàng đã hài lòng tối đa với sản phẩm của công ty.
7.Nuôi dưỡng “quan hệ hữu hảo”
Người Nhật thường không thích kẻ thù hay những quan hệ đối đầu, không khuyến khích cá nhân làm việc thực dụng chỉ coi trọng một yếu tố kết quả công việc. Người Nhật cũng không phù hợp với văn hoá đổ lỗi mà họ luôn duy trì văn hoá tập thể rất tốt, đảm bảo sự đồng nhất trong công ty. Họ thường đầu tư nhiều cho các chương trình đào tạo kỹ năng giao tiếp cho nhân viên, đặc biệt là các khoá đào tạo dành cho những người quản lý và lãnh đạo, bởi lẽ đó là những người có trách nhiệm cao nhất đảm bảo cho quá trình giao tiếp trao đổi thông tin một cách tốt đẹp nhất.
Việc nuôi dưỡng quan hệ hòa hảo trong nội bộ công ty logistics chính là yếu tố tạo niềm tin cho nhân viên vào công ty và sự phát triển của công ty. Đây là điều vô cùng quan trọng để động viên tinh thần, tạo sự hưng phấn cho nhân viên công ty logistics khi hàng ngày phải tiếp xúc với những công việc khá rắc rối.
8.Rèn luyện ý thức kỷ luật tự giác
Ý thức kỷ luật tựgiác đã hình thành một cách tự nhiên trong con người Nhật bản thông qua giáo dục tại nhà trường, nhà thờ và các tổ chức xã hội. Người Nhật thường tự nguyện thích nghi với nghi lễ, luật lệ của xã hội để họ luôn cảm nhận được thoải mái, đồng thời khẳng định sự đầy đủ và sức mạnh bên trong của mỗi người. ý thức kỷ luật như vậy còn chưa so sánh được với khả năng họ hi sinh bản thân để mong có được sự đồng nhất với đồng nghiệp và để phù hợp với cương lĩnh của công ty. Họ luôn tự soi xét để kiềm chế cá tính của riêng mình, sẵn sàng đặt công ty, nhóm hay trưởng nhóm lên trên bản thân và gia đình.
9.Thông tin đến mọi nhân viên
Thông tin là một yếu tố đầu vào quan trong hàng đầu trong quá trình sản xuất kinh doanh hiện đại; thông tin từ người quản lý đến nhân viên cần đảm bảo các yếu tố kịp thời, chính xác, đầy đủ, đúng đối tượng. Nhân viên cần hiểu được mục tiêu, yêu cầu khi người quản lý giao nhiệm vụ, có trách nhiệm lập kế hoạch và triển khai các công việc cụ thể phù hợp và đúng hướng đạt được mục tiêu cao nhất.
Kết quả nghiên cứu từ các nhà quản lý doanh nghiệp đã khẳng định rằng không thể yêu cầu nhân viên đạt kết quả xuất sắc ngoài mong đợi nếu họ không thấu hiểu nhiệm vụ, giá trị, sản phẩm, kết quả kinh doanh, nhân sự và các kế hoạch khác của công ty. Vì vậy, duy trì mọi nhân viên đều được chia sẻ thông tin chính là một phương thức để san sẻ khó khăn thách thức của công ty cho mỗi thành viên.
10.Thúc đẩy năng suất và hiệu quả
Triết lý Kaizen thúc đẩy năng suất và hiệu quả công việc của nhân viên thông qua tổng hợp các phương pháp gồm:
– Đào tạo đa kỹ năng.
– Khuyến khích và tạo ra động cơ làm việc.
– Xây dựng tinh thần trách nhiệm trong công việc.
– Phân quyền cụ thể.
– Phát huy khả năng làm việc chủ động và kỹ năng ra quyết định.
– Khả năng tiếp cận và sử dụng nguồn lực (dữ liệu thông tin, ngân sách, trí lực, sức lực, thời gian…).
– Tạo điều kiện cho nhân viên chủ động đưa ra ý kiến phản hồi.
– Luân chuyển công việc.
– Khen ngợi.
Để xây dựng một tập thể trong môi trường logistics không khó nhưng để xây dựng môi trường vững mạnh, hiệu quả và thấu hiểu là điều mà bất cứ nhà quản lí nào của công ty logistics cần quan tâm và việc vận dụng triết lí Kaizen trong doanh nghiệp của bạn thực sự là cần thiết và quan trọng.
Số 84, phố Cù Chính Lan, khu 5 phường Ninh Xá , thành phố Bắc Ninh, tỉnh Bắc Ninh